El método cabe en cuatro tiempos: consiga los nombres de sus invitados en el momento en que responden, espere su fecha límite, dé nombre a sus mesas y resuelva primero lo que no se negocia, mientras siguen vacías. El primer tiempo se juega semanas antes de los otros tres, y es el que se olvida.
Con cien invitados, lo que bloquea no es la herramienta. Es el orden: por dónde empezar, qué decidir antes de qué, y qué hacer con la mesa de los padres. Este es ese orden, con lo que Invitez-nous hace en cada paso. La colocación en sí se abre con el plan Prestige.
Paso 1 · consiga los nombres antes de enviar
El gesto más rentable de todo el método se hace antes de su primer envío, y tiene que ver con las plazas. En su lista, cada invitado recibe un número de plazas: viene solo, usted le concede de una a nueve más, o las deja sin límite. En cuanto un invitado tiene más de una, su formulario le pide el nombre y los apellidos de cada persona que trae, en lugar de los contadores de adultos y de niños. Si no fija ningún límite, esos nombres se le piden igualmente, en cuanto existe una de sus mesas o el pase de entrada, que se abre con el plan Signature, está activado.
La decisión está ahí y, en la práctica, no se recupera: esos nombres solo los tendrá si los ha pedido en el momento de la respuesta. Con ellos, cada invitado aparece como una etiqueta que usted desplaza, una por persona: así puede sentar a un niño en la mesa de los niños y dejar a sus padres en otra. Sin ellos, el hogar es un bloque marcado con un número, que se sienta de una sola pieza.
Una reserva, y cuenta: esos nombres solo se escriben desde un enlace personal, y de un invitado que llega por el enlace público de la invitación solo obtendrá un bloque. Todo lo que puede pedir a cada invitado, plazas incluidas, se detalla en el artículo sobre el RSVP en línea.
Paso 2 · espere su fecha límite y después lea el recuento
Solo se coloca a las personas cuya asistencia está confirmada. Un invitado sin respuesta no aparece en la pantalla de colocación, y un ausente tampoco: los confirmados van llegando a medida que responden, y nada le impide colocar a alguien desde la primera respuesta.
Nada, salvo el sentido común: recolocar cuesta más que colocar. Espere pues su fecha límite, deje que los recordatorios hagan su trabajo y abra la pantalla al día siguiente. Nada le obliga a ello: es simplemente el consejo de este método que le ahorrará una velada.
La pantalla muestra dos números: las personas confirmadas y las etiquetas por sentar. Un hogar del que no tiene los nombres forma una sola etiqueta. Si los dos números son iguales antes de empezar, tiene todos los nombres.
Paso 3 · dé nombre a sus mesas, en el orden en que querrá leerlas
Una mesa lleva un nombre libre y un número de plazas opcional. Sin número de plazas, no tiene ningún límite. El número de mesas, en cambio, no tiene techo.
Dos decisiones. Primero el nombre: escriba una intención antes que un número. Nada más guarda el rastro de su razonamiento, ya que los grupos de invitados que quizá haya formado en otra parte no ordenan esta pantalla: el nombre de la mesa es su única anotación, y es lo que releerá el gran día.
Después las plazas. Póngalas, porque una mesa que las tiene rechaza una colocación de más, con un mensaje que la nombra y da su recuento. Pero no las ponga al asiento exacto: deje dos o tres libres por mesa y un invitado que responda tarde no le costará una reorganización.
El orden en que se muestran las mesas es su orden de creación, y no se cambia. Créelas pues en el orden en que querrá recorrerlas: las familias, luego los amigos, luego los compañeros de trabajo.
Paso 4 · coloque primero lo que no se discute
Empiece por las mesas que solo admiten una solución, mientras todas las demás siguen vacías. La mesa de los padres, la de los testigos, las dos o tres personas cuya plaza no se negocia. El resto siempre se arregla; esas, no.
Con el ratón, se arrastra una etiqueta hasta una mesa. Con el dedo, se hace en dos toques: se toca a la persona y luego la mesa. Cuando se conocen los nombres, un botón de la etiqueta sienta de un gesto al resto del hogar donde ya está uno de los suyos. Esa es la única ayuda a la colocación, y no hay ninguna otra.
Los casos que se atascan, uno a uno
Las dos familias. No existe ninguna restricción de vecindad: no puede anotar en ningún sitio «no sentar a X al lado de Y» y contar con que la herramienta lo recuerde. Ese arbitraje sigue siendo enteramente suyo, y es precisamente por eso por lo que se hace primero, en una pantalla vacía, cuando todavía tiene todas las mesas delante.
El amigo que no conoce a nadie. Créele su mesa antes de buscar dónde ponerlo, y dele el nombre de lo que sus comensales tendrán en común antes que un número. Es el único sitio donde su intención se conserva.
El invitado que responde tarde. No aparece hasta que no confirma, y luego llega solo entre las personas por sentar. De ahí las dos o tres plazas que el paso 3 pedía dejar libres.
El que se da de baja después de haber sido colocado. Su plaza se devuelve de inmediato, y la mesa vuelve a contarla como libre. La mesa anuncia discretamente su número de bajas, para que sepa si los asientos vacíos le esperaban desde el principio o si unos comensales acaban de retirarse. Y si el invitado cambia su respuesta, recupera su sitio, siempre que nadie lo haya ocupado mientras tanto.
El hogar que corrige su lista. Cuando un invitado vuelve a enviar su respuesta con una persona menos o una más, los nombres que se mantienen conservan su mesa, el que se retira deja la suya, y el nuevo llega entre las personas por sentar. No tiene que rehacer la mesa.
La mesa que ya no quiere. Eliminarla no pierde a nadie: sus comensales vuelven a estar entre las personas por sentar, y el mensaje se lo dice.
Lo que Invitez-nous no hace
Mejor decirlo con franqueza, para que nadie lo compre por eso.
Ninguna colocación automática. Ni sugerencias, ni equilibrado de las mesas. Nada elige una mesa en su lugar.
Ningún plano de la sala. Una mesa no tiene forma, ni dimensión, ni posición: la pantalla es una lista de tarjetas con nombre, no una sala vista desde arriba.
Ningún plano imprimible. Ni cartel para la entrada, ni tarjetas de sitio. Para una lista que llevarse, queda la exportación, descrita más abajo.
Sus invitados no ven su mesa. La asignación se queda con usted. El gran día es usted quien la lee: en el escáner de la entrada, el nombre de la mesa aparece junto a cada persona, tanto al escanear como en la lista de respaldo. El pase de entrada y ese registro son otra función, que se abre con el plan Signature.
Las dietas no se muestran en las mesas. Se leen en la tabla de respuestas y en la exportación de la lista, que se abre con el plan Signature: lleva una columna «Mesa» con una línea por persona, acompañantes incluidos, y la dieta del hogar en la línea del invitado principal.
En la práctica
El plano de mesas se abre con el plan Prestige, y no pone límite al número de personas que puede sentar. Si todavía está en el paso anterior, el de las respuestas que no llegan, es por ahí por donde hay que empezar: conseguir por fin las respuestas de sus invitados. Y si su fecha aún no se ha anunciado, el calendario de envío dice en qué momento se sitúa cada paso.
Abra una invitación de ejemplo en su móvil para ver lo que reciben sus invitados, o compare los planes línea por línea.
