Anuncie su fecha de seis a doce meses antes de la boda, envíe la invitación completa de tres a cuatro meses antes, y fije la fecha límite de respuesta alrededor de un mes antes del gran día. Si su boda cae en temporada alta o si algunos invitados vienen de lejos, tome el extremo alto de cada horquilla.
Estas tres referencias vienen del papel, donde cada etapa era un envío: una tarjeta, luego otra, luego un cupón de respuesta que había que echar al buzón. Con una invitación en línea ya no son tres envíos, sino una sola página, publicada pronto y completada semana a semana. El enlace nunca cambia, y sus invitados ven la última versión en el momento en que la abren. El calendario que sigue aprovecha exactamente ese desfase.
El calendario, mes a mes
En cuanto la fecha esté decidida · prepare la página, no la publique. Un borrador solo lo ve usted. Acuérdese únicamente de confirmar su dirección de correo electrónico, sin lo cual ningún mensaje saldrá hacia sus invitados. Y si empieza con el plan Découverte, sus 30 días no empiezan hasta la publicación. Lo que ese plan incluye, y lo que no, se dice partida por partida en su artículo, y la fabricación de la página, paso a paso, está en otro.
De seis a doce meses antes · el anuncio de la fecha. Es el momento del save the date, y es donde lo digital le hace ganar más. No echa una tarjeta al correo: publica su página con lo que ya sabe, sus nombres, la fecha, la ciudad, y comparte el enlace. El programa hora por hora y el lugar exacto se irán añadiendo más tarde, en el mismo sitio. Una excepción, y cuenta: si sus invitados duermen en el lugar, el alojamiento se anuncia desde ahora, con la fecha, porque una habitación se reserva pronto. Se abre con el plan Signature, y el detalle de quién paga qué está aquí. Doce modelos de texto están ahí para la frase de arranque.
Si publica más de 12 meses antes de la boda, piense en la renovación: se añade al vencimiento en curso, sin hacerle perder un día. El plan Découverte no está hecho para eso, ya que sus 30 días empiezan con la publicación.
De tres a cuatro meses antes · la invitación completa y las respuestas. La página lleva ya el desarrollo del día, la información práctica y el plano de acceso que lleva hasta el lugar, que se abre con el plan Essentiel. Es aquí donde se abre el formulario de respuesta con su fecha límite, y donde se envía un enlace personal por hogar en lugar de un enlace único en un grupo. Lo que ese enlace cambia para el invitado, y lo que le hace responder, está en el artículo del RSVP.
Los meses siguientes · usted no hace nada, y es a propósito. Los recordatorios automáticos salen solos 45, 20 y 10 días antes de su fecha límite, hacia los invitados sin respuesta. Si envía tarde, un primer recordatorio sale de inmediato y los siguientes en su fecha: es la distancia entre su envío y su fecha límite la que decide el número de recordatorios. Se envían por correo electrónico a los invitados a quienes ha enviado la invitación desde su espacio. No están reservados a ningún plan.
Alrededor de un mes antes · llega la fecha límite. Ese mismo día sus invitados todavía pueden responder: el cierre se produce al día siguiente. Después el formulario desaparece de la página, un aviso les remite a usted, y nadie puede ya responder ni corregir su respuesta. Es lo que por fin le da una cifra cerrada. Désela al catering sin esperar los últimos silencios, aunque tenga que llamar a los dos o tres que falten. La exportación de la lista, una línea por persona, se abre con el plan Signature.
Las últimas semanas · la colocación. Solo las personas cuya asistencia está confirmada entran en el plano de mesas, y esa es la razón por la que llega después de la fecha límite. Se abre con el plan Prestige, y su método cabe en otro artículo. Un solo gesto hay que hacerlo mucho antes, y tiene que ver con las plazas: conceda a cada hogar más de una plaza, y su formulario le pedirá el nombre y los apellidos de cada persona que trae. Los recibirá con las respuestas, en lugar de volver a pedirlos uno a uno.
Lo que cambia respecto al papel, y lo que no cambia
Lo que cambia: el envío ya no es un acto único e irreversible. Una hora que se mueve, una falta en un nombre, un lugar de ceremonia confirmado después: usted modifica la página, y nadie se queda con una versión caducada en las manos. Nada que reimprimir, nada que volver a franquear, ninguna fecha que cumplir so pena de empezar de nuevo.
Lo que no cambia: los plazos. Un invitado que tiene que pedir vacaciones, reservar un tren o encontrar una habitación necesita tanto tiempo como con una tarjeta de papel. Y una invitación enviada muy pronto y sin fecha límite se pierde exactamente igual que una tarjeta pegada en la nevera.
Cuando la fecha se mueve, o el lugar
Usted corrige la página, y eso es todo: sus invitados ven la nueva versión, el enlace sigue siendo el mismo. Avisar no es pues nunca una obligación, pero es un gesto útil para una fecha, una hora o una dirección.
El botón «Avisar a los invitados» detecta por sí solo lo que ha cambiado desde la publicación, campo por campo, y le propone el mensaje. Nada sale cuando usted guarda una modificación: es usted quien decide. La primera campaña se incluye con el plan Essentiel, y su envío por SMS con el plan Essentiel. Dos campañas se separan por al menos 2 horas: más vale agrupar los cambios. El mecanismo completo está en el artículo sobre la fabricación de la página.
Tres calendarios particulares
Invitados que vienen de lejos. Tome el extremo alto de la horquilla: un billete de avión se reserva meses antes, y es ese plazo el que decide su asistencia, no su invitación. Active también la versión inglesa o española de la página, que sus invitados cambian con un botón: no depende de ningún plan.
Una boda en temporada alta. De junio a septiembre, sus invitados suelen tener dos o tres bodas el mismo verano, y el primero que anuncia se lleva el sábado. Anuncie cuanto antes.
Una boda preparada en tres meses. El save the date ya no tiene objeto: publique la página completa y envíe los enlaces ese mismo día. Acerque la fecha límite al gran día, pero manténgala lo más lejos posible de su envío, ya que es esa distancia la que decide el número de recordatorios. Si la distancia sigue siendo corta, cambie el ritmo de los recordatorios desde su lista de invitados: «Cada semana» avisa semanalmente a los que no han respondido, hasta su fecha límite, mientras que el ritmo por defecto solo enviaría un único recordatorio.
Cree su invitación gratis para componer la página sin publicarla, o abra una invitación de ejemplo en su móvil para ver lo que recibirán sus invitados.
