La méthode tient en quatre temps : obtenez les prénoms de vos invités au moment où ils répondent, attendez votre date limite, nommez vos tables, puis tranchez d'abord ce qui ne se négocie pas, pendant qu'elles sont encore vides. Le premier temps se joue des semaines avant les trois autres, et c'est celui qu'on oublie.
À cent invités, ce qui bloque n'est pas l'outil. C'est l'ordre : par où commencer, quoi décider avant quoi, et quoi faire de la table des parents. Voici cet ordre, avec ce qu'Invitez-nous fait à chaque étape. Le placement lui-même s'ouvre avec la formule Prestige.
Étape 1 · obtenez les prénoms avant d'envoyer
Le geste le plus rentable de toute la méthode se fait avant votre premier envoi, et il porte sur les places. Dans votre liste, chaque invité reçoit un nombre de places : il vient seul, vous lui en accordez de une à neuf de plus, ou vous les laissez libres. Dès qu'un invité en a plus d'une, son formulaire lui demande le prénom et le nom de chaque personne qu'il amène, à la place des compteurs d'adultes et d'enfants. Si vous laissez ses places libres, ces prénoms lui sont demandés quand même, dès qu'une table existe ou que le pass d'entrée, ouvert dès la formule Signature, est activé.
La décision est là, et en pratique elle ne se rattrape pas : ces prénoms, vous ne les aurez que si vous les avez demandés au moment de la réponse. Avec eux, chaque invité apparaît comme une étiquette que vous déplacez, une par personne : vous pouvez alors asseoir un enfant à la table des enfants en laissant ses parents ailleurs. Sans eux, le foyer est un bloc marqué d'un nombre, qui s'assoit d'un seul morceau.
Une réserve, qui compte : ces prénoms ne se saisissent que depuis un lien personnel, et d'un invité venu par le lien public de l'invitation vous n'aurez qu'un bloc. Tout ce que vous pouvez demander à chaque invité, places comprises, est détaillé dans l'article sur le RSVP en ligne.
Étape 2 · attendez votre date limite, puis lisez le compte
On ne place que des gens dont la présence est confirmée. Un invité sans réponse n'apparaît pas sur l'écran du placement, un absent non plus : les confirmés y arrivent au fil des réponses, et rien ne vous empêche d'en placer dès la première.
Rien, sauf le bon sens : replacer coûte plus cher que placer. Attendez donc votre date limite, laissez les relances faire leur travail, et ouvrez l'écran le lendemain. Rien ne vous y oblige : c'est simplement le conseil de cette méthode qui vous fera gagner une soirée.
L'écran affiche deux nombres : les personnes confirmées, et les étiquettes à placer. Un foyer dont vous n'avez pas les prénoms ne forme qu'une seule étiquette. Si les deux nombres sont égaux avant de commencer, vous avez tous les prénoms.
Étape 3 · nommez vos tables, dans l'ordre où vous voudrez les lire
Une table porte un nom libre et un nombre de places facultatif. Sans nombre de places, elle n'a aucune limite. Le nombre de tables, lui, n'est pas plafonné.
Deux décisions. D'abord le nom : écrivez une intention plutôt qu'un numéro. Rien d'autre ne garde la trace de votre raisonnement, les groupes d'invités que vous avez peut-être constitués ailleurs ne triant pas cet écran : le nom de la table est votre seule étiquette, et c'est lui que vous relirez le jour J.
Ensuite les places. Posez-les, parce qu'une table qui en a refuse un placement de trop, par un message qui la nomme et donne son compte. Mais ne les posez pas au siège près : gardez-en deux ou trois libres par table, et un invité qui répond en retard ne vous coûtera pas une réorganisation.
L'ordre d'affichage des tables est leur ordre de création, et il ne se change pas. Créez-les donc dans l'ordre où vous voudrez les parcourir : les familles, puis les amis, puis les collègues.
Étape 4 · placez d'abord ce qui ne se discute pas
Commencez par les tables qui n'admettent qu'une solution, pendant que toutes les autres sont encore vides. La table des parents, celle des témoins, les deux ou trois personnes dont la place ne se négocie pas. Le reste s'arrange toujours ; celles-là, non.
À la souris, on fait glisser une étiquette vers une table. Au doigt, cela se fait en deux touchers : on touche la personne, puis la table. Quand les prénoms sont connus, un bouton de l'étiquette assoit d'un geste le reste du foyer là où l'un des siens est déjà. C'est la seule aide au placement, et il n'y en a pas d'autre.
Les cas qui coincent, un par un
Les deux familles. Aucune contrainte de voisinage n'existe : vous ne pouvez pas inscrire quelque part « ne pas asseoir X à côté de Y » et compter sur l'outil pour s'en souvenir. Cet arbitrage reste entièrement le vôtre, et c'est précisément pour cela qu'il se fait en premier, sur un écran vide, quand vous avez encore toutes les tables devant vous.
L'ami qui ne connaît personne. Créez-lui sa table avant de chercher où le mettre, et nommez-la par ce que ses convives auront en commun plutôt que par un numéro. C'est le seul endroit où votre intention se conserve.
L'invité qui répond en retard. Il n'apparaît pas tant qu'il n'a pas confirmé, puis il arrive tout seul parmi les personnes à placer. D'où les deux ou trois places gardées libres de l'étape 3.
Celui qui se décommande après avoir été placé. Sa place est rendue aussitôt, et la table la compte de nouveau comme libre. Elle annonce discrètement son nombre de désistements, pour que vous sachiez si les sièges vides vous attendaient depuis toujours ou si des convives viennent de se retirer. Et si l'invité revient sur sa réponse, il retrouve sa place, à condition que personne ne l'ait reprise entre-temps.
Le foyer qui corrige sa liste. Quand un invité renvoie sa réponse avec une personne en moins ou en plus, les prénoms conservés gardent leur table, celui qui est retiré quitte la sienne, le nouveau arrive parmi les personnes à placer. Vous n'avez pas à refaire la table.
La table dont vous ne voulez plus. La supprimer ne perd personne : ses convives repassent parmi les personnes à placer, et le message vous le dit.
Ce qu'Invitez-nous ne fait pas
Autant le dire franchement, pour que personne ne l'achète pour cela.
Aucun placement automatique. Ni suggestion, ni équilibrage des tables. Rien ne choisit une table à votre place.
Aucun plan de salle. Une table n'a ni forme, ni dimension, ni position : l'écran est une liste de cartes nommées, pas une salle vue d'en haut.
Aucun plan imprimable. Pas d'affiche pour l'entrée, pas de marque-places. Pour une liste à emporter, il reste l'export, décrit plus bas.
Vos invités ne voient pas leur table. L'affectation reste chez vous. Le jour J, c'est vous qui la lisez : au scanner de l'accueil, le nom de la table s'affiche à côté de chaque personne, au scan comme dans la liste de secours. Le pass d'entrée et ce pointage sont une autre fonction, ouverte dès la formule Signature.
Les régimes alimentaires ne s'affichent pas sur les tables. Ils se lisent dans le tableau des réponses, et dans l'export de la liste, ouvert dès la formule Signature : il porte une colonne « Table » avec une ligne par personne, accompagnants compris, et le régime du foyer sur la ligne de l'invité principal.
En pratique
Le plan de table s'ouvre avec la formule Prestige, et il ne plafonne pas le nombre de personnes que vous pouvez asseoir. Si vous en êtes encore à l'étape d'avant, celle où les réponses n'arrivent pas, c'est par là qu'il faut commencer : obtenir enfin les réponses de vos invités. Et si votre date n'est pas encore annoncée, le calendrier d'envoi dit à quel moment chaque étape se place.
Ouvrez une invitation d'exemple sur votre téléphone pour voir ce que reçoivent vos invités, ou comparez les formules ligne par ligne.
