Pour centraliser les réponses de votre mariage, donnez à chaque invité un lien personnel et faites-en la seule porte d'entrée des réponses. Celles qui arrivent autrement, par SMS, au téléphone ou sur un carton, s'enregistrent sur ce même lien, par vous, au moment où vous les recevez. Vous obtenez une seule liste, à jour, que le traiteur, le plan de table et l'accueil liront tels quels.
Pourquoi les réponses s'éparpillent
Un mariage reçoit ses réponses par tous les chemins : un SMS à l'un des mariés, un message vocal à l'autre, un « on sera là ! » glissé à une belle-mère, un carton-réponse posté trois semaines plus tard. Chaque chemin est une liste de plus, et chaque liste une occasion d'oublier quelqu'un, ou de le compter deux fois.
La règle : une seule porte
Le lien personnel de chaque invité est cette porte. Il le reconnaît, son nom est déjà rempli, et sa réponse se range dans sa ligne. Il peut la modifier plus tard depuis le même lien, et votre liste suit.
Pour les invités qui ne sont pas encore dans votre liste, l'invitation a aussi un lien public, et son QR code : l'invité y écrit son nom en répondant. Préférez tout de même le lien personnel dès que vous le pouvez : c'est lui qui dit qui a ouvert, qui relancer, et qui reçoit un pass d'entrée.
Ce que la liste doit contenir
| Information | Pourquoi | Où elle sert |
|---|---|---|
| Présence | Le nombre de couverts | Traiteur, salle |
| Places et accompagnants nommés | Éviter qu'un « +1 » devienne « +3 » | Plan de table, pass d'entrée |
| Adultes et enfants | Le nombre de menus enfants | Traiteur |
| Régimes alimentaires | Les allergies ne s'improvisent pas | Traiteur |
| Petit mot | Ce que l'invité veut vous dire | Pour vous |
Le nombre de places se fixe foyer par foyer : sur son lien, l'invité lit combien de personnes il peut amener, et il les nomme. Dès la formule Signature, il peut aussi joindre un message vocal à sa réponse.
Les réponses arrivées par un autre chemin
Par SMS ou au téléphone. Ouvrez le lien personnel de l'invité depuis votre liste et enregistrez sa réponse avec lui, accompagnants et régime compris. Elle se range comme les autres, et les relances cessent pour lui. Après la date limite, le formulaire est fermé pour tous : repoussez-la d'abord d'un clic.
Par un carton-réponse. Même geste, le jour où le carton arrive.
Par un parent. Plutôt que de noter une réponse de seconde main, demandez-lui de transmettre le lien : la personne concernée répond elle-même, et personne ne devine un régime alimentaire à sa place.
Sortir la liste
Une liste centralisée sert trois fois. Dès la formule Signature, les réponses s'exportent en un fichier pour le traiteur, accompagnants et régimes compris. Dès la formule Prestige, les invités qui ont répondu oui se placent à table, accompagnants compris. Dès la formule Signature, chaque personne attendue reçoit son pass d'entrée, et l'accueil pointe les arrivées sur la même liste.
Tout cela forme la gestion des invités d'Invitez-nous. Pour faire répondre ceux qui se taisent, voyez comment relancer sans froisser, puis créez votre invitation de mariage.
