El pase QR sustituye la lista de nombres en papel, y el tiempo que se pasa leyéndola en la entrada. Para usarlo hacen falta tres cosas: enlaces personales enviados a sus invitados, el pase activado a partir del plan Signature, y un móvil en la puerta.
Nada más. Ni material, ni aplicación que instalar, ni cuenta que crear para sus invitados.
Dos códigos QR, y solo uno abre la puerta
Invitez-nous lleva dos, y confundirlos cuesta caro. El primero es el QR de su invitación. Abre su página, se imprime en una tarjeta, y está incluido en todos los planes desde la publicación.
El segundo es el pase de entrada. Es un código por persona, puesto en la invitación de cada invitado, y sirve para registrar las llegadas. Ese se abre con el plan Signature.
El resto de este artículo habla del segundo.
Lo que ve su invitado
Su pase le espera justo debajo del formulario de respuesta, en una sección «Su pase de entrada». Si son varios, el título pasa al plural. Una tarjeta por persona, con el código y el nombre. Los niños nombrados tienen la suya, con la indicación Niño.
El pase aparece con tres condiciones. El invitado ha llegado por su enlace personal. Usted ha activado el pase. Y él ha confirmado su asistencia.
Un invitado que ha declinado no tiene pues pase. Un invitado que ha llegado por el enlace público de la página tampoco.
El invitado principal recibe además su código en el correo electrónico que confirma su asistencia. El mensaje le dice que guarde ese correo.
A partir de dos pases, un botón imprime las tarjetas del hogar. Un invitado que viene solo guarda su código en el móvil, o imprime la página. Es el único documento que recibe: ni chapa que prender, ni tarjeta de sitio.
Un caso que conviene conocer. Un hogar que solo ha anunciado un número de personas, sin dar los nombres, recibe un único código. En la puerta, ese código cuenta para todo el hogar de una vez.
Lo que ve quien recibe
Usted escanea desde su espacio, en la pantalla «Escáner de entrada», con la cámara trasera de su móvil. Arriba, un contador dice cuántas personas han llegado, de cuántas esperadas.
Tres respuestas posibles, y se leen a un metro.
«Bienvenue !», sobre fondo verde. La pantalla da el nombre y el número de personas del hogar. En un móvil Android, el aparato vibra brevemente; un iPhone no vibra, es la pantalla la que confirma.
«Déjà pointé(e) à», sobre fondo crema y texto dorado. El código ya ha pasado, y se muestra la hora del primer paso. No se rechaza nada: solo se le avisa.
«Pass non reconnu pour cet événement.», sobre fondo rojo. Ese código no es un pase de su boda. El pase de otro evento se detiene ahí, y el QR de su propia invitación también.
Hay un cuarto caso, y hay que esperarlo: la persona nunca ha respondido. La pantalla lo dice, y propone «Registrar de todos modos».
En la puerta, para cien personas
Una persona, un móvil, un metro cuadrado cerca de la entrada. Es usted, o alguien cercano con su móvil, ya conectado a su cuenta.
No existe ninguna cuenta de recepción, ni enlace de escaneo que compartir. Confiar la puerta a alguien cercano supone pues confiarle el aparato.
Las llegadas en grupo se resuelven con un gesto. Un hogar de cinco llega junto, y usted escanea el código de uno solo. La pantalla muestra todo el hogar, nombre por nombre, con un botón que registra a todos.
Quien no tiene su móvil pasa por la lista. Debajo de la cámara, una línea por persona esperada, con su hogar y un botón para registrarla. Una búsqueda filtra por el nombre.
El nombre de la mesa se muestra de su lado, tanto al escanear como en la lista, con el plan Prestige. Por debajo, la pantalla da el nombre y el recuento, lo que basta para abrir la puerta. Sus invitados solo ven su pase: el método del plano de mesas se cuenta en otro sitio.
Esa lista solo lleva a las personas que han confirmado. Para alguien que nunca ha respondido, escanee su enlace personal, y luego «Registrar de todos modos».
Una persona más se resuelve en el momento. Un campo la añade al hogar, nombre y apellidos, y la registra en el mismo gesto. Solo hace falta que ese hogar haya llegado por un enlace personal.
Hace falta cobertura, y es la verdadera limitación del gran día. Una sala sin cobertura es un registro de entrada que no sale. Pruébelo en el sitio exacto de la recepción, no en la entrada del aparcamiento.
Lo que funciona sin QR
La tarjeta impresa no sustituye a un pase. El QR de su invitación abre su página, y eso es todo: en la recepción, no se reconoce. Lo que se imprime es el pase del invitado, desde su propia página.
La lista de respaldo funciona aunque el pase nunca se haya activado. Vive en la misma pantalla, abierta a partir del plan Signature como el resto del escáner. Si la cámara se rechaza o no está disponible, la pantalla lo dice y le remite a la lista. No hay ningún número de pase que escribir: sin cámara, se pasa por la búsqueda por el nombre.
Y si falta la cobertura, queda el papel. La exportación de su lista, abierta a partir del plan Signature, da una tabla con una línea por persona y una columna «Pointé». Ábrala en un ordenador e imprímala la víspera: es su red de seguridad.
Lo que esto no hace
Mejor decirlo con franqueza, para que nadie lo compre por eso.
El pase no es una entrada infalsificable. Lleva el enlace personal del invitado: quien lo fotografía llega a la invitación de esa persona. Es personal, no inviolable.
Ninguna estadística de afluencia. Ni curva de llegadas, ni hora punta, ni tabla por franja horaria. Dos números solamente, las llegadas y las esperadas.
Ninguna vuelta atrás desde el escáner. El registro de un invitado hecho por error no se anula desde esa pantalla.
En la práctica
Un solo interruptor enciende todo esto, «Pase de entrada en la invitación», en la pestaña El gran día de su invitación. No hay nada más que ajustar.
Actívelo pronto, antes de las primeras respuestas. Activarlo no envía nada a nadie, ni correo ni SMS. Hecho antes de las respuestas, el código sale en cada correo de confirmación, y la cuestión ya no se plantea.
Más tarde, nada se pierde. Sus invitados que ya han respondido recuperan su código volviendo a su enlace personal.
Un recordatorio la víspera puede salir por SMS, a partir del plan Signature, con el pase activado. Está apagado por defecto, y el mensaje lleva un enlace que abre directamente el pase de su invitado.
Un código por persona exige los nombres. Conceda sus plazas a sus invitados, y su formulario les pedirá el nombre de cada persona que traen, en lugar de un número de adultos y de niños. Sin esos nombres, el hogar solo tiene un código, y el artículo sobre el RSVP detalla el resto.
El número de invitados no depende del pase, sino de su plan. Los enlaces personales van de 150 con Signature a 400 con Prestige. Las respuestas están limitadas a 400 con Signature, y sin límite con Prestige. Una respuesta es un hogar: cinco personas solo pesan una.
Después de la boda, sus registros de entrada se quedan. Los conserva mientras su invitación esté alojada. Del lado del invitado, el pase desaparece con la página: pasado el vencimiento, ya no responde. Sus datos siguen accesibles 3 meses antes de ser borrados.
El pase de entrada y el registro de entrada se abren con el plan Signature, y la página de precios da su precio, tanto en pago único como al mes.
Abra una invitación de ejemplo en su móvil para ver lo que reciben sus invitados.
