Le pass QR remplace la liste de noms sur papier, et le temps qu'on passe à la lire à l'entrée. Pour s'en servir, il faut trois choses : des liens personnels envoyés à vos invités, le pass activé dès la formule Signature, et un téléphone à la porte.
Rien d'autre. Ni matériel, ni application à installer, ni compte à créer pour vos invités.
Deux QR codes, et un seul ouvre la porte
Invitez-nous en porte deux, et les confondre coûte cher. Le premier est le QR de votre invitation. Il ouvre votre page, s'imprime sur un carton, et il est inclus dans toutes les formules dès la publication.
Le second est le pass d'entrée. C'est un code par personne, posé sur l'invitation de chaque invité, et il sert à pointer les arrivées. Celui-là s'ouvre avec la formule Signature.
La suite de cet article parle du second.
Ce que voit votre invité
Son pass l'attend juste sous le formulaire de réponse, dans une section « Votre pass d'entrée ». À plusieurs, le titre passe au pluriel. Une carte par personne, avec le code et le nom. Les enfants nommés ont la leur, avec la mention Enfant.
Le pass apparaît à trois conditions. L'invité est arrivé par son lien personnel. Vous avez activé le pass. Et il a confirmé sa présence.
Un invité qui a décliné n'a donc pas de pass. Un invité venu par le lien public de la page n'en a pas non plus.
L'invité principal reçoit aussi son code dans l'e-mail qui confirme sa présence. Le message lui dit de garder cet e-mail.
À partir de deux pass, un bouton imprime les cartes du foyer. Un invité qui vient seul garde son code sur son téléphone, ou imprime la page. C'est le seul document qu'il reçoit : ni badge à épingler, ni marque-place.
Un cas à connaître. Un foyer qui a seulement annoncé un nombre de personnes, sans donner les prénoms, reçoit un seul code. À la porte, ce code compte pour tout le foyer d'un coup.
Ce que voit celui qui accueille
Vous scannez depuis votre espace, sur l'écran « Scanner d'entrée », avec la caméra arrière de votre téléphone. En haut, un compteur dit combien de personnes sont arrivées, sur combien d'attendues.
Trois réponses possibles, et elles se lisent à un mètre.
« Bienvenue ! », sur fond vert. L'écran donne le nom et le nombre de personnes du foyer. Sur un téléphone Android, l'appareil vibre brièvement ; un iPhone ne vibre pas, c'est l'écran qui confirme.
« Déjà pointé(e) à », sur fond crème et texte doré. Le code est déjà passé, et l'heure du premier passage s'affiche. Rien n'est refusé : vous êtes seulement averti.
« Pass non reconnu pour cet événement. », sur fond rouge. Ce code n'est pas un pass de votre mariage. Le pass d'un autre événement s'arrête là, et le QR de votre propre invitation aussi.
Il y a un quatrième cas, et il faut s'y attendre : la personne n'a jamais répondu. L'écran le dit, et propose « Pointer quand même ».
À la porte, pour cent personnes
Une personne, un téléphone, un mètre carré près de l'entrée. C'est vous, ou un proche avec votre téléphone, déjà connecté à votre compte.
Il n'existe pas de compte d'accueil, ni de lien de scan à partager. Confier la porte à un proche suppose donc de lui confier l'appareil.
Les arrivées en grappes se règlent d'un geste. Un foyer de cinq arrive ensemble, et vous scannez le code d'un seul. L'écran affiche tout le foyer, nom par nom, avec un bouton qui pointe tout le monde.
Celui qui n'a pas son téléphone passe par la liste. Sous la caméra, une ligne par personne attendue, avec son foyer et un bouton pour la pointer. Une recherche filtre au nom.
Le nom de la table s'affiche de votre côté, au scan comme dans la liste, avec la formule Prestige. En deçà, l'écran donne le nom et le compte, ce qui suffit à ouvrir la porte. Vos invités, eux, ne voient que leur pass : la méthode du plan de table est racontée ailleurs.
Cette liste ne porte que les personnes qui ont confirmé. Pour quelqu'un qui n'a jamais répondu, scannez son lien personnel, puis « Pointer quand même ».
Une personne de plus se traite sur place. Un champ l'ajoute au foyer, prénom et nom, et la pointe dans le même geste. Il faut seulement que ce foyer soit venu d'un lien personnel.
Il faut du réseau, et c'est la vraie contrainte du jour J. Une salle sans réseau, c'est un pointage qui ne part pas. Testez-le à l'endroit exact de l'accueil, pas à l'entrée du parking.
Ce qui marche sans QR
Le carton imprimé ne remplace pas un pass. Le QR de votre invitation ouvre votre page, et c'est tout : à l'accueil, il n'est pas reconnu. Ce qui s'imprime, c'est le pass de l'invité, depuis sa propre page.
La liste de secours fonctionne même si le pass n'a jamais été activé. Elle vit sur le même écran, ouvert dès la formule Signature comme le reste du scanner. Si la caméra est refusée ou indisponible, l'écran le dit et vous renvoie vers la liste. Il n'y a pas de numéro de pass à taper : sans caméra, on passe par la recherche au nom.
Et si le réseau manque, il reste le papier. L'export de votre liste, ouvert dès la formule Signature, donne un tableau avec une ligne par personne et une colonne « Pointé ». Ouvrez-le sur un ordinateur et imprimez-le la veille : c'est votre filet.
Ce que cela ne fait pas
Autant le dire franchement, pour que personne ne l'achète pour cela.
Le pass n'est pas un billet infalsifiable. Il porte le lien personnel de l'invité : qui le photographie arrive sur l'invitation de cette personne. Il est personnel, pas inviolable.
Aucune statistique d'affluence. Ni courbe des arrivées, ni heure de pointe, ni tableau par tranche horaire. Deux nombres seulement, les arrivées et les attendues.
Aucun retour en arrière depuis le scanner. Un invité pointé par erreur ne se dépointe pas depuis cet écran.
En pratique
Un seul interrupteur allume tout cela, « Pass d'entrée sur l'invitation », dans l'onglet Jour J de votre invitation. Il n'y a rien d'autre à régler.
Activez-le tôt, avant les premières réponses. L'activer n'envoie rien à personne, ni e-mail ni SMS. Fait avant les réponses, le code part dans chaque e-mail de confirmation, et la question ne se pose plus.
Plus tard, rien n'est perdu. Vos invités qui ont déjà répondu retrouvent leur code en revenant sur leur lien personnel.
Un rappel la veille peut partir par SMS, dès la formule Signature, avec le pass activé. Il est éteint par défaut, et le message porte un lien qui ouvre directement le pass de votre invité.
Un code par personne demande les prénoms. Accordez leurs places à vos invités, et leur formulaire leur demande le prénom de chaque personne qu'ils amènent, au lieu d'un nombre d'adultes et d'enfants. Sans ces prénoms, le foyer n'a qu'un code, et l'article sur le RSVP détaille le reste.
Le nombre d'invités ne dépend pas du pass, mais de votre formule. Les liens personnels vont de 150 avec Signature à 400 avec Prestige. Les réponses sont plafonnées à 400 avec Signature, et sans limite avec Prestige. Une réponse est un foyer : cinq personnes n'en pèsent qu'une.
Après le mariage, vos pointages restent. Vous les gardez tant que votre invitation est hébergée. Côté invité, le pass disparaît avec la page : passée l'échéance, elle ne répond plus. Vos données restent accessibles 3 mois avant d'être effacées.
Le pass d'entrée et le pointage s'ouvrent avec la formule Signature, et la page des tarifs donne son prix, en paiement unique comme au mois.
Ouvrez une invitation d'exemple sur votre téléphone pour voir ce que reçoivent vos invités.
