Se casa usted en una finca en el campo, lejos de todo. La pregunta llega siempre en el mismo momento, unas semanas después de enviar las invitaciones: «¿dónde dormimos?». Luego vuelve, invitado por invitado, por mensaje, a horas variadas. Así puede zanjar el asunto de una vez, antes de que le quite las tardes.
Tres modelos, que conviene elegir antes de hablar de ello
No existe una costumbre única en Francia, y es precisamente esa indefinición la que crea los malentendidos. Decida primero, comunique después.
Los novios se hacen cargo de todo. Elegante, caro y pocas veces sostenible más allá de una decena de habitaciones. Resérvelo para los allegados que vienen de lejos, o para los testigos.
Cada invitado se las arregla. Usted enumera tres o cuatro alojamientos con sus tarifas y cada cual reserva por su cuenta. Sencillo para usted, pero pierde el control: las mejores habitaciones se las llevan los más rápidos, los rezagados acaban a treinta kilómetros, y nadie sabe quién duerme dónde el día señalado.
Usted bloquea, ellos pagan. Es el modelo más habitual en cuanto el lugar ofrece alojamiento: usted reserva el conjunto con la finca y sus invitados le reembolsan su parte. Conserva el control del reparto y ellos conservan la elección de venir o no. Es también el que más trabajo administrativo genera, y ahí es donde se juega todo.
El coste real del tercer modelo
Sobre el papel es sencillo. En la práctica, esto es lo que le espera si lo gestiona a mano.
Adelanta el dinero a la finca, a veces varios miles de euros, meses antes del evento. Lleva una hoja de cálculo con los nombres, las habitaciones, los importes debidos y los recibidos. Reclama a quienes se olvidan, y siempre los hay, porque a nadie le gusta reclamar 90 € a un amigo. Cobra por cinco medios distintos. Y lo rehace en cada cancelación.
El punto de fricción no es el dinero, es haberse convertido en el contable de su propia boda. Muchas parejas renuncian al tercer modelo por ese motivo, y pierden de paso el control de su plan de alojamiento.
Lo que vuelve el asunto manejable
Cuatro principios, sea cual sea la herramienta que utilice.
Anuncie el alojamiento al mismo tiempo que la fecha. Un invitado que descubre tres semanas antes que debe dormir en el lugar y pagar su noche lo lleva mal. Ese mismo invitado, avisado ya en la invitación, lo encuentra normal.
Muestre el precio por persona, no por habitación. «La yurta a 180 €» asusta; «45 € por persona» se compara con una noche de hotel y se decide en tres segundos.
Bloquee la plaza en el segundo en que se elige. El peor escenario no es que un invitado no reserve, es que dos invitados reserven la misma cama. Siempre se da cuenta demasiado tarde, y es usted quien tiene que arbitrar.
Separe la reserva del resto de la respuesta. Mezclar el alojamiento con el RSVP en un mismo formulario hace caer ambos. El invitado debe poder confirmar su asistencia primero y elegir su habitación después.
Cómo tratamos nosotros la cuestión
En Invitez-nous, el alojamiento es una sección de la invitación, igual que el programa, que abre el plan Signature: 5 alojamientos con Signature, tantos como quiera con Prestige. Usted describe cada alojamiento, su foto, su precio por persona y su número de plazas. Sus invitados eligen desde el móvil, la plaza se bloquea de inmediato, y el pago le llega directamente por sus enlaces habituales: Wero, Lydia, PayPal o transferencia.
Dos consecuencias prácticas. Usted no adelanta nada, puesto que el dinero va de la cuenta de ellos a la suya sin pasar por nosotros, y por tanto sin comisión. Y la sobreventa se vuelve imposible: el contador de plazas lo lleva el sistema, no su hoja de cálculo.
El detalle del funcionamiento está en nuestra página dedicada a la reserva de alojamiento.
La tabla que nos habría gustado tener
Antes de redactar su sección de alojamiento, rellene estas cinco columnas para cada lugar: nombre, distancia desde la celebración, número de plazas, precio por persona y quién paga. Si no sabe responder a la última columna, sus invitados tampoco lo sabrán.
Suele ser en ese momento cuando uno se da cuenta de que ha prometido tres habitaciones más de las que existen.
¿Quiere ver cómo es una sección de alojamiento en una invitación real? Hay una demostración en línea; la reserva es real, pruébela.
