En un evento de empresa, el problema nunca es la invitación: es saber cuántas personas vendrán, y saberlo con suficiente antelación para el catering. Una invitación en línea con RSVP nominativo, recordatorios automáticos y pase QR en la entrada responde a esas tres preguntas con una sola herramienta.
Aquí tiene cómo se monta, lo que cuesta y lo que conviene saber antes de proponerla en una reunión.
El recuento exacto, y a tiempo
Cada invitado recibe su enlace personal, por correo electrónico o por SMS. La invitación lo reconoce, su nombre ya viene relleno, y responder le cuesta dos clics: asiste o no asiste, el número de personas y, si procede, su dieta. Sin cuenta que crear, sin aplicación que instalar, sin archivo que rellenar.
Usted decide cuántas plazas tiene cada invitado: viene solo, dos plazas, o sin límite. El invitado nombra a las personas que lo acompañan, adultos o niños, y más allá de sus plazas el formulario no admite ninguna más. Usted no tiene que arbitrar después.
Para una fiesta de Navidad de empresa, resulta muy valioso: cada empleado nombra a sus hijos en su respuesta, y usted conoce el número exacto de regalos que debe prever.
El panel de control da en directo los asistentes, los ausentes, los que no han respondido, los acompañantes nombrados y las dietas. También ve quién ha abierto su enlace sin responder y quién no lo ha abierto nunca: son dos situaciones distintas, y no piden el mismo recordatorio.
Los recordatorios, que salen sin usted
Fije una fecha límite de respuesta. Los invitados sin respuesta reciben un aviso cortés 45, 20 y 10 días antes de esa fecha, o antes del evento si no fija ninguna. Corteses, automáticos, y sin que tenga que pensar en ellos.
Es la partida que más tiempo cuesta en la organización de un evento de empresa, y es la que mejor resuelve una herramienta. Un interruptor del panel de control los desactiva para toda la invitación si prefiere insistir usted mismo, y cada invitado puede darse de baja de los avisos mediante el enlace que lleva cada uno de nuestros mensajes.
El código QR en la entrada
A partir del plan Signature, active el pase de entrada: cada invitado que ha confirmado su asistencia encuentra su QR en su enlace personal. A la llegada, lo escanea desde un simple móvil, sin material ni aplicación que instalar, y el recuento de llegadas se actualiza con cada escaneo.
Para una fiesta de Navidad del comité de empresa o una velada de varios cientos de personas, es lo que sustituye a la lista en papel y a la cola de espera. Y para quienes no llevan el móvil, el QR se imprime en una tarjeta: todo el mundo llega al mismo sitio.
Varios eventos al año
Cada evento tiene su propia invitación, con sus invitados y sus respuestas. Puede guardar hasta 10 borradores sin publicar al mismo tiempo, lo justo para preparar la vuelta al trabajo mientras la fiesta de verano sigue en marcha.
Los topes de invitados por plan: 50 con Essentiel, 150 con Signature, 400 con Prestige.
El calendario que funciona
Seis semanas antes, envíe la invitación con una fecha límite de respuesta fijada a tres semanas. Es bastante pronto para que nadie haya adquirido ya otro compromiso, y bastante tarde para que el evento sea real en las agendas.
Tres semanas antes, llega la fecha límite y los recordatorios han hecho su trabajo. Es el momento de dar una primera cifra al catering, contando a los que no han respondido como ausentes: la experiencia demuestra que lo serán.
Una semana antes, insista una última vez a mano con las pocas personas cuya presencia cambia algo, un directivo, un ponente, un socio. El botón «Recordar» del panel de control apunta únicamente a quienes no han respondido.
El día anterior, si algo se ha movido, «Avisar a los invitados» recoge lo que ha cambiado desde la publicación y le propone el mensaje. Usted lo relee, elige los destinatarios y envía.
La factura a nombre de la empresa
Indique la razón social, el número de IVA intracomunitario y la dirección en su cuenta: figuran en sus facturas, descargables en cualquier momento desde «Mi cuenta». Indíquelos antes de su primera compra: una factura ya emitida no se reescribe, y es eso lo que la hace fiable durante diez años.
El pago se hace de una vez, con tarjeta, por 12 meses de alojamiento. Sin renovación automática: le avisamos antes del vencimiento, y usted elige si prolonga o no.
Los datos de sus empleados
Es la pregunta que siempre plantea el departamento jurídico, y es legítima.
Los datos están alojados en Francia y nunca se revenden. Ninguna publicidad ni herramienta de medición en las invitaciones que reciben sus invitados: lo único que se le indica es si cada uno ha abierto su enlace, para saber a quién recordar. Borra sus listas cuando quiera, y las exporta a partir del plan Signature. También puede eliminar su cuenta desde su espacio, mientras sus facturas se conservan diez años como exige la ley.
Y si tiene que reservar una parte del programa a un círculo restringido, la visibilidad por grupos lo permite: un día entero del programa solo se muestra a los grupos de invitados que usted elija, a través de su enlace personal.
En la práctica, por dónde empezar
Empiece gratis: el plan Découverte le deja componer la página, invitar a 10 personas y ver llegar sus respuestas, sin tarjeta bancaria. En una tarde sabrá si la herramienta conviene a su evento.
Pase después al plan que corresponda a su aforo, a partir de 49 €. Su invitación, sus invitados y sus respuestas se conservan: el plan se añade a lo que ya existe.
Cree su invitación · o pida un presupuesto si su evento exige una identidad de marca, aforos grandes o varias sesiones.
