Pour un événement d'entreprise, le problème n'est jamais l'invitation : c'est de savoir combien de personnes viendront, et de le savoir assez tôt pour le traiteur. Une invitation en ligne avec RSVP nominatif, relances automatiques et pass QR à l'accueil répond à ces trois questions d'un seul outil.
Voici comment elle se monte, ce qu'elle coûte, et ce qu'il faut savoir avant de la proposer en réunion.
Le compte exact, et à temps
Chaque invité reçoit son lien personnel, par email ou par SMS. L'invitation le reconnaît, son nom est déjà rempli, et répondre lui prend deux clics : présent ou absent, le nombre de personnes, et s'il y a lieu son régime alimentaire. Pas de compte à créer, pas d'application à installer, pas de fichier à remplir.
Vous décidez du nombre de places de chaque invité : vient seul, deux places, ou libre. L'invité nomme les personnes qui l'accompagnent, adultes ou enfants, et au-delà de ses places le formulaire n'en accepte pas d'autres. Vous n'arbitrez pas après coup.
Pour un arbre de Noël, c'est précieux : chaque salarié nomme ses enfants dans sa réponse, et vous connaissez le nombre exact de cadeaux à prévoir.
Le tableau de bord donne en direct les présents, les absents, les sans-réponse, les accompagnants nommés et les régimes alimentaires. Vous voyez aussi qui a ouvert son lien sans répondre et qui ne l'a jamais ouvert : ce sont deux situations différentes, et elles ne se relancent pas de la même façon.
Les relances, qui partent sans vous
Fixez une date limite de réponse. Les invités sans réponse reçoivent un rappel courtois à J-45, J-20 et J-10 avant cette date, ou avant l'événement si vous n'en fixez pas. Courtois, automatiques, et sans que vous y pensiez.
C'est le poste qui coûte le plus de temps dans l'organisation d'un événement d'entreprise, et c'est celui qu'un outil règle le mieux. Un interrupteur du tableau de bord les coupe pour toute l'invitation si vous préférez relancer vous-même, et chaque invité peut se désinscrire des rappels par le lien que porte chacun de nos messages.
Le QR code à l'accueil
Dès la formule Signature, activez le pass d'entrée : chaque invité qui a confirmé sa présence trouve son QR sur son lien personnel. À l'arrivée, vous le scannez depuis un simple téléphone, sans matériel ni application à installer, et le compte des arrivées se met à jour à chaque scan.
Pour un arbre de Noël de CSE ou une soirée à plusieurs centaines de personnes, c'est ce qui remplace la liste papier et la file d'attente. Et pour ceux qui n'ont pas leur téléphone, le QR s'imprime sur un carton : tout le monde arrive au même endroit.
Plusieurs événements dans l'année
Chaque événement a sa propre invitation, avec ses invités et leurs réponses. Vous pouvez garder jusqu'à 10 brouillons non publiés en même temps, de quoi préparer la rentrée pendant que la soirée d'été tourne encore.
Les plafonds d'invités par formule : 50 avec Essentiel, 150 avec Signature, 400 avec Prestige.
Le calendrier qui marche
Six semaines avant, envoyez l'invitation avec une date limite de réponse fixée à trois semaines. C'est assez tôt pour que personne n'ait encore pris d'autre engagement, et assez tard pour que l'événement soit réel dans les agendas.
Trois semaines avant, la date limite tombe et les relances ont fait leur travail. C'est le moment de donner un premier chiffre au traiteur, en comptant les sans-réponse comme absents : l'expérience montre qu'ils le seront.
Une semaine avant, relancez une dernière fois à la main les quelques personnes dont la présence change quelque chose, un dirigeant, un intervenant, un partenaire. Le bouton « Relancer » du tableau de bord ne vise que les sans-réponse.
La veille, si quelque chose a bougé, « Prévenir les invités » relève ce qui a changé depuis la publication et vous propose le message. Vous relisez, vous choisissez les destinataires, vous envoyez.
La facture au nom de la société
Renseignez la raison sociale, le numéro de TVA intracommunautaire et l'adresse dans votre compte : ils figurent sur vos factures, téléchargeables à tout moment depuis « Mon compte ». Renseignez-les avant votre premier achat : une facture déjà émise ne se réécrit pas, c'est ce qui la rend fiable dix ans.
Le paiement se fait en une fois, par carte, pour 12 mois d'hébergement. Pas de reconduction tacite : nous vous prévenons avant l'échéance, et vous choisissez de prolonger ou non.
Les données de vos collaborateurs
C'est la question que pose toujours le service juridique, et elle est légitime.
Les données sont hébergées en France et ne sont jamais revendues. Aucune publicité ni outil de mesure sur les invitations que reçoivent vos invités : la seule chose qui vous est indiquée est si chacun a ouvert son lien, pour savoir qui relancer. Vous supprimez vos listes quand vous voulez, et vous les exportez dès la formule Signature. Vous pouvez aussi supprimer votre compte depuis votre espace, vos factures restant conservées dix ans comme la loi l'exige.
Et si vous devez réserver une partie du programme à un cercle, la visibilité par groupes le permet : une journée entière du programme ne se montre qu'aux groupes d'invités que vous choisissez, via leur lien personnel.
En pratique, par quoi commencer
Commencez gratuitement : la formule Découverte vous laisse composer la page, inviter 10 personnes et voir leurs réponses arriver, sans carte bancaire. Vous saurez en une soirée si l'outil convient à votre événement.
Passez ensuite à la formule qui correspond à votre jauge, à partir de 49 €. Votre invitation, vos invités et leurs réponses sont conservés : la formule s'ajoute à ce qui existe.
Créez votre invitation · ou demandez un devis si votre événement demande une identité de marque, de grandes jauges ou plusieurs sessions.
